לאור המצב הנוכחי, כאשר גובר הצורך בעבודה מהבית ובפיקוד וניהול מרחוק, אנו מסמנים את עיקרי האתגרים בהקשרים אלה ומאגדים עבורכם מספר המלצות לשימוש.

עבודה מהבית מזמנת פתרונות ומתן כלים יצירתיים, ואנו מזמינים אתכם בתקופה זו "לסמן" פרקטיקות שעשויות להיות שימושיות גם בשגרה ושאותן תוכלו להטמיע ולאמץ כמפקדים כשהחירום יהיה מאחורינו. היו יצירתיים וגמישים היכן שניתן. 

לצד זאת, חשוב כמובן להדגיש כי השימוש בפרקטיקות של עבודה מרחוק דורש עמידה במסגרת ההנחיות והפקודות של אכ"א, ב"מ וכד'. עשויות להיווצר סוגיות של אבטחת מידע ועל כן חשוב לנטר התנהגויות חריגות ולהעביר מדיניות ברורה (איפה, איך, בקרה).

 

מתקשרים מרחוק

שמירה על תקשורת רציפה ואפקטיבית תוך השקעה מוכוונת ושיטתית. תגביר את תחושת השייכות, הרציפות התפקודית והחוסן של הפרט, הפיקוד, היחידה והארגון כולו.

1. הדגישו לפקודים את חשיבות העבודה שלהם גם מהבית.

2. תקשרו הודעות חשובות ומידע עדכני ומהימן על המצב באופן שוטף, תוך תשומת לב למינונים – שלא יהיה מציף מידי. בזמנים אלה בהירות היא כוח.

3. וודאו שאין התבססות רבה מידי על פלטפורמה טכנולוגית כתובה בלבד (דוא"ל/WA) – השתמשו גם בטלפון וגם בשיחות וידאו. אין כמו מראה עיניים, מייצר קשר רגשי גבוה יותר ומגביר קשב.

4. תאמו ציפיות מתי תידרש זמינות, מתי תידרש יכולת להגיב ומתי יהיה צורך לקחת אחריות.

5. הגדירו מחדש מהן רמות הדחיפות של משימות, ואיך יוצרים קשר עם כל אחד בכל מצב.

6. שקפו באופן אותנטי את האתגרים בעבודה מהבית, וכיצד ניתן להתמודד איתם.

 

מייצרים מרחוק

שינוי בסביבת העבודה של הפקודים מייצר שינוי במנעד היכולות שלהם, הטכניות והמנטאליות. חשוב שאתם כמפקדים תסייעו להם ביצירת התשתיות, התהליכים והאקלים האופטימליים להמשך העשייה והתפקוד גם מרחוק.

1. בררו עם הפקודים שיש להם את התשתיות לביצוע העבודה: חומרות ותוכנות רלוונטיות - עבודה מרחוק.

2. הקפידו על שמירת נהלי ב"ם, גם מרחוק.

3. מפו לפקודים אלו טכנולוגיות עומדות לרשותם ואלו מהן רלוונטיות לאיזה סוג משימה.

4. דוגמאות לטכנולוגיות אזרחיות לתקשורת מרחוק: Zoom, Cisco webex, Google hangouts, LogMeIn GoToMeeting, Skype, WhatsApp

5. התאימו את שגרות העבודה הקיימות לעבודה מהבית מבחינת תדירות, משך ותוכן.

6. עודדו את הפקודים לייצר בבית שלהם אזור עבודה מובחן ונוח לעבודה.

 

מפקדים מרחוק

בזמנים אלה תחושת הנוכחות שלכם כמפקדים משמעותית וחשובה במיוחד, וישנה חשיבות יתרה ליכולת שלכם לחזק תחושת שייכות וביטחון עבור אלה המרוחקים מכם. הפרקטיקות של פיקוד ומנהיגות בחירום נכונות שבעתיים במצב של פיקוד מרחוק, עשו שימוש מותאם ביכולותיכם כדי לקרב את המרוחקים. רחוק מהעין, אינו רחוק מהלב.

1. הכניסו אנרגיה וחיות בשם המשימה וחברו לערכים ואידאלים ארגוניים. הדגישו את חשיבות המשרתים גם מהבית עבור המשימה, היחידה, הלקוחות, הרמה הממונה ושותפי התפקיד במונחים של אידאלים וערכים: "יחידות הקצה נושאות עיניהם אלינו ומצפות שנשמר את רציפות המידע" וכדומה.

2. שמרו על תקשורת שוטפת עם הפקודים, הפגינו נוכחות גם מרחוק (טלפונית / וירטואלית / כתובה) ושדרו פניות.

3. הקרינו אופטימיות, שקפו את המצב, תאמו ציפיות ותנו מסגרת לעתיד הקרוב.

4. גלו גמישות הכוללת פתיחות וסובלנות לרעיונות חדשים ויצירתיים, גמישות טכנולוגית וכן גמישות ניהולית אשר יחד נסמכים על יכולת למידה, הובלת שינויים והסתגלות למצבים חדשים.

5. צרו מנגנון לשליטה בכוח גם אם הוא מרוחק, צרו תמונת כ"א מתעדכנת עם הפרמטרים הרלוונטיים: היכן נמצאים ועד מתי, חילופי משמרות, מצב משפחתי ואישי ועוד.

6. ככל הניתן שמרו על שגרה מותאמת של וודאות ועשייה. דבקו במנגנוני הפיקוד והניהול הקיימים והתאימו אותם למצב הנוכחי.

 

מנהלים מרחוק

המטרה להצליח ולייצר מסגרת לעבודה, ולהכווין את הפקודים לביצועים הנדרשים, תוך התאמה מחודשת של דרכי הפעולה.

1. מפו את כלל המשימות, תוך מיפוי של אילו משימות ניתן לבצע מהבית.

2. תקשרו באופן ברור לפקודים את האופן שבו עבודה מרחוק מתוכננת להתבצע: מי מבצע מה ובאיזה אופן?

3. תאמו ציפיות לגבי התוצרים ולוחות הזמנים המצופים. הגדירו SLA למענה, חלון זמן לשיחות אישיות (עד הצהריים, מהצהריים ואילך...), קבעו זמנים למפגשי צוותים.

4. בדקו את סטטוס המשימות של הפקודים באופן מובנה ותדיר מהרגיל כדי לוודא שהפרודוקטיביות שלהם אינה נפגעת. כך גם לגבי שלומם האישי והמשפחתי.

5. עודדו את הפקודים להגדיר זמנים בהם הם לא זמינים לעבודה כדי לשמור על work life balance.

6. הקצו גם זמן לשיח בלתי פורמלי, כעת יותר מתמיד חשוב להשקיע בחיזוק קשר של אמון, כבוד ותקשורת פתוחה.

7. הגבירו את "הרדאר" שלכם למצב הרגשי של הפקודים שלכם.

 

שמירה על מיקוד בעבודה מהבית - העתק/הדבק לפקודים שלך

1. לבנות ולשמור על לו"ז יומי קבוע (א.בוקר, התעמלות, עבודה, הפוגה, עבודה, א.צהריים, עבודה, הפוגה....). ככל הנראה יידרשו מספר ימים כדי שתמצאו את הריתמוס שמתאים לכם.

2. להתלבש כאילו אתם עומדים לצאת מהבית, אל תישארו בבגדי שינה.

3. להגדיר חלל עבודה נוח שישמש כמשרד ויבחין בין ה-בית ל-עבודה.

4. להקפיד על הפסקות קבועות במהלך היום, למשל 52 דקות עבודה ו-17 דקות מנוחה אשר נמצא כדפוס אפקטיבי במיוחד לעבודה מהבית.

5. לבעלי משפחות – להגדיר מראש זמן ואזור בבית שבו אתם עובדים. לדאוג שבזמן הזה יש תעסוקה לשאר חברי המשפחה והמרחב בו אתם מצויים מאפשר עבודה אפקטיבית ונוחה ככל האפשר. לגלות גמישות להפרעות והבנה כי המרחב משותף וכי רמת האפקטיביות שלכם תשתנה בהתאם לצרכי הבית. מומלץ להתאים את זמני העבודה לזמני התעסוקה של שאר בני המשפחה (לימודים מהבית של הילדים, שינה וכדומה).

​

לשימושכם!

קליק - סביבת עבודה דיגיטלית ומתקדמת מבוססת Office 365 בסביבה צה"לית בענן הציבורי ולאפשר לכם לעבוד גם מרחוק.

לכל אחד מכם קיים חשבון פרטי המאפשר שימוש ביכולות Office 365 לעריכת מסמכים וכן ב- Teams, סביבה העבודה המרכזית המאפשרת קולבורציה, שיחות VC ועבודת צוות.
רוצים להתחיל? פשוט התחברו עם חשבון הקליק שלכם (גם משתמש לו"זון הוא משתמש בקליק). היוזר בפורמט 123456789@idf.il ע"פ תעודת הזהות שלכם.

להורדת Teams לכל מכשיר: https://teams.microsoft.com/downloads 
להורדת אפליקציית Office למכשירים ניידים: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/mobile

לתשומת לבכם! רמת הסיווג בסביבת עבודה הינה בלמ"ס בלבד - נא להקפיד על הכללים. 
לתמיכה אנא פנו בהודעה לתיבת ClickSupport@idf.il.
מצורף מדריך כדי שתוכלו להכיר את היכולות בקלות: http://lp6.me/527f

 

מקורות מידע

working from home – tips and platforms / Deloitte

Innerstar / מעיין גנות

פיקוד ומנהיגות בחירום - התמודדות עם השפעות הקורונה / המערכת הסוציולוגית חיל האוויר

​

 

​